Chi siamo Il Servizio Gestito di Stampa

un modello "tagliato su misura"

Sapevate che ci sono soluzioni che permettono ampi margini di miglioramento nell'efficienza e nella riduzione dei costi aziendali?
Molte opportunità sono offerte da soluzioni IT applicate all'area Printing.

Il Servizio Gestito di Stampa (Managed Print Service) è un modello completo ed efficiente per la gestione di ambienti di stampa studiato per rispondere alle esigenze di riduzione dei costi aziendali e di ottimizzazione dei processi di gestione documentale all'interno dell'azienda.

Questo modello, in fase di offerta, è calato all'interno della struttura aziendale di ogni cliente in modo da risultare "tagliato su misura", mediante un approccio consulenziale che comprende varie attività: da quelle preliminari di analisi, alla razionalizzazione del parco stampanti presente in azienda fino all'introduzione di software applicativi avanzati e all'attivazione dei servizi di gestione, manutenzione e assistenza.

In un'ottica di efficienza di costi il primo step è l'analisi dell'hardware installato.
Un trend consolidato del settore è quello di ottimizzare il numero e il tipo di modelli di stampanti presente in azienda, sostituendo le stampanti personali con macchine multifunzione. Queste ultime offrono prestazioni superiori e opzioni, come la digitalizzazione dei documenti, che permettono di risparmiare risorse a tutto vantaggio della fluidità del processo lavorativo.

Soluzioni software a gestione centralizzata riescono a ridurre gli sprechi spesso dovuti a comportamenti non corretti e poco consapevoli dei singoli utenti. In particolare il controllo e monitoraggio delle stampe con un'apposita programmazione può avvenire a livello di singolo utente, di reparto, di centro di costo o di singolo applicativo: Considerando che le copie a colori hanno un costo dieci volte superiore a quello delle copie in bianco e nero è possibile impostare modalità di stampa in cui tutte le mail aziendali sono stampate in monocromatico. Ed è possibile anche introdurre opportune eccezioni diversificando, ad esempio, il reparto dirigenziale e le aree di marketing, che necessitano di stampe a colori in alta qualità, da tutte le altre aree aziendali. Questo permette un reale controllo dei costi di stampa.

Tra i vantaggi offerti dalle soluzioni avanzate di stampa vi sono le funzioni di "Follow Me" ed il "Secure Print". Questi servizi ottimizzati permettono ad ogni utente di stampare su un qualunque dispositivo presente in azienda, presso qualsiasi reparto, autenticandosi sul dispositivo desiderato con badge personale o password. Questa possibilità si traduce in almeno due vantaggi: da un lato in una riduzione del numero di copie stampate per errore, dato che la stampa è prodotta solo al momento dell'autenticazione dell'utente sul dispositivo; dall'altro ciò permette la continuità del servizio in quanto gli utenti possono ritirare i documenti, senza perdite di tempo, autenticandosi su un qualsiasi altro dispositivo presente in azienda.

La riduzione dei costi diventa ancora maggiore se associata a strategie di dematerializzazione documentale, che sostituiscono la carta con documenti digitali. Un esempio di come la digitalizzazione possa ridurre i costi di stampa?  Un Cliente finale di Npo Sistemi, stampava 10.000 pagine al giorno per produrre bolle destinate ai corrieri. L' intervento degli esperti Npo ha ridotto la stampa a una sola bolla e all'invio attraverso mail delle altre due copie in formato pdf, riducendo così di un terzo i costi di stampa.

I servizi gestiti di stampa includono anche l'automazione del provisioning dei consumabili (cartucce di toner, tamburi, fusori e kit di manutenzione) con un servizio di monitoraggio dello stato di ogni dispositivo e la gestione automatica dell'ordine dei consumabili prossimi all'esaurimento.
Una gestione che arriva fino al ritiro e allo smaltimento dei toner esausti, criticità ancora non molto conosciuta dalle aziende. Molte società ancora non conoscono la corretta interpretazione di una recente normativa che inquadra le cartucce di toner esaurite come rifiuti speciali. Le aziende che producono toner come rifiuto hanno l'onere di mantenere un registro con gli acquisiti delle singole cartucce e di documentarne lo smaltimento a norma. Il procedimento è complesso e l'inottemperanza comporta il rischio di sanzioni pesanti. Il servizio offerto da Npo risparmia l'azienda da questi oneri e lo smaltimento è svolto con modalità completamente eco-compatibili, con il riciclo dei singoli materiali al 100 %.

 

* Gartner Study, "Cost-Cutting Initiatives for Office Printing" (19 June 2012), Sharon McNee, Ken Weilerstein, Tomoko Mitani

 

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