Le esigenze

Npo Sistemi sentiva la necessità di ottimizzare la gestione delle risorse umane attraverso un monitoraggio preciso e puntuale dei dati relativi ai dipendenti, alle loro richieste e attività.

C’era l’esigenza di nuove soluzioni applicative modulari, versatili e web-based, capaci di adattarsi nel tempo alle necessità operative dell’azienda e di integrare soluzioni dell’area personale già esistenti.

L’obiettivo era di ridurre al minimo i costi elevati tipici di una gestione manuale e rendere più efficace la gestione delle risorse umane in un contesto aziendale caratterizzato da forte espansione.

Npo Sistemi si proponeva di monitorare in tempo reale le presenze all’interno delle varie unità organizzative aziendali e la situazione ferie, automatizzando un sistema distribuito di gestione del piano ferie e dei permessi, integrandolo con il sistema paghe esterno. Nel pianificare l’intervento si voleva soddisfare le esigenze di tre tipologie diverse di utenti: i dirigenti, i dipendenti e gli addetti dell’ufficio del personale. Ai primi si desiderava fornire un sistema intuitivo e semplice, da usare per la pianificazione e l’approvazione delle richieste ferie e permessi.

Per i dipendenti l’obiettivo era di dotarli di strumenti snelli per permettergli di sottoporre le loro richieste ferie/permessi e avere una situazione personale sempre aggiornata. Infine, agli addetti dell’ufficio personale si voleva mettere a disposizione nuovi strumenti utili per ricostruire in ogni momento la storia aziendale di ogni singolo dipendente, per applicare in modo neutrale le policy aziendali a fronte delle richieste dei dipendenti, ed infine per eliminare procedure prevalentemente cartacee.

Da un punto di vista applicativo c’era poi la necessità di disporre dei dati delle ferie del personale in tempo reale e di avere una soluzione software aperta, standard e riproponibile ai Clienti di Npo Sistemi. Una soluzione in grado di garantire semplicità d’uso, sicurezza dei dati e workflow ottimizzati sugli obiettivi da raggiungere.

La soluzione

Pensando alle esigenze di molte realtà aziendali con problematiche e bisogni simili, Npo Sistemi ha investito nella completa automazione dei processi legati alla gestione ferie, permessi e benefit, attraverso lo sviluppo di applicazioni con interfacce utente intuitive e un sistema decisionale di controllo e approvazione rapido, messo a disposizione di tutti i dirigenti dell’azienda.

In termini tecnologici si è scelto di utilizzare soluzioni innovative Open Source e di valorizzare al meglio competenze, nonché professionalità tecniche e progettuali presenti in azienda. Il sistema realizzato utilizza un’infrastruttura che collega tutte le sedi di Npo Sistemi, una soluzione applicativa sviluppata in J2EE, con MySql per la gestione dei dati, e Tomcat come application server.

La soluzione applicativa è a tre livelli con presentazione, logica applicativa e gestione dei contenuti distinti e modulari. Il framework applicativo realizzato permette di definire in modo univoco profilo e identità di ogni dipendente, di garantire un’elevata sicurezza nell’accesso ai dati personali e di demandare a ogni dipendente funzioni e competenze in base a ruolo aziendale e responsabilità.

Gli utenti possono sottoporre per via digitale il piano ferie ai loro responsabili; i dirigenti, poi, possono approvarlo, gestendone l’intero processo di pianificazione, consuntivazione e reportistica. L’eliminazione dei moduli cartacei ha permesso una riduzione consistente dei costi e dei tempi procedurali previsti precedentemente per l’approvazione.

La conoscenza delle soluzioni legacy e il ricorso a strumenti di sviluppo standard hanno permesso l’integrazione delle nuove soluzioni con applicazioni interne ed esterne. Nuovi moduli software permettono di importare da applicazioni e banche dati esterne - e in modo automatico - record con formati eterogenei, utilizzando tracciati record standardizzati e garantendo sicurezza, privacy del dato e un’elevata automazione dei processi.

I dati raccolti dall’applicazione sono strutturati e archiviati con formati pensati per interventi di Business Intelligence e con l’obiettivo di produrre informazioni, moduli excel pre-eleaborati, grafici e report personalizzati. Grazie all’utilizzo di strumenti tecnologici e progettuali innovativi l’applicazione, sviluppata a partire da metà dicembre 2006, è entrata in produzione all’inizio di marzo 2007.

La soluzione ha comportato il caricamento automatizzato di quattro anni di dati pregressi e ha generato notevoli benefici al personale addetto, grazie alla razionalizzazione del data entry, alla messa in opera di strumenti di monitoraggio dei dati in tempo reale e una gestione integrata di presenze, ferie e permessi. Cura particolare è stata prestata al tema della sicurezza degli accessi e della riservatezza dei dati personali.

Da una gestione contabile dei dati relativi a ferie e permessi si è passati a una visione più generale e completa del profilo di ogni singolo dipendente, della sua storia in azienda e delle sue richieste.

Infine è stato implementato un modulo software che ha informatizzato la gestione dei beni aziendali in termini di benefit assegnati ai dipendenti. La soluzione tiene conto dell’intangibilità dei beni dati in dotazione ai dipendenti e permette in ogni momento alla direzione di fare analisi, allocare risorse e prendere decisioni in tempi certi e utili.