L’azienda è tra i leader internazionali in servizi digitali per le aziende. Con una presenza capillare in tutto il mondo, l’azienda ha creato un Gruppo multinazionale con migliaia di dipendenti nel mondo.

ESIGENZA

L’azienda aveva la necessità di velocizzare alcune attività e processi, spesso macchinosi, che riguardavano in particolare un progetto di comunicazione interna, con rilevanza a livello nazionale.

Il progetto prevedeva di poter votare un collega che si era particolarmente distinto durante l’anno attraverso un form, compilandolo con dati come nome, cognome, mail, dipartimento e motivo della votazione.

Alla fine di ogni mese, l’elenco dei votati veniva estratto così da essere utilizzato poi per compilare manualmente delle mail, una per ogni votato, con la votazione, il motivo della votazione e, in allegato, un attestato di voto.  

Tale processo prevedeva quindi, ogni mese, l’invio manuale di un ingente numero di comunicazioni.

Dopo un primo assessment svolto da Npo Sistemi, è stata individuata nell’RPA la soluzione adatta ad automatizzare il progetto.

SOLUZIONE

In particolare, il team dedicato di Npo Sistemi ha realizzato un Robot completamente in house, in grado di leggere i documenti excel contenenti l’elenco delle persone votate, correggere eventuali errori di battitura e refusi commessi dai dipendenti nella compilazione dei form per le votazioni, verificare la presenza dei dati obbligatori per l’invio delle mail e di estrarli.

Grazie alle informazioni analizzate ed estratte dagli excel, il robot inoltre compila i template con il certificato della votazione da inviare come allegato e estrae poi le informazioni utili per la compilazione delle mail da inviare a ciascun dipendente votato.

Se prima tale attività occupava più giorni per la sua finalizzazione, ora tali operazioni vengono programmate in anticipo  e realizzate in pochi minuti così da avere una pianificazione puntuale, precisa e veloce.

Al termine dell’invio, inoltre, il robot invia un report di fine processo così da tener traccia delle mail inviate.

Grazie all’implementazione del robot in azienda, sono stati numerosi i vantaggi ottenuti, tra cui:

  • Velocità nell’esecuzione del processo
  • Maggiore efficacia nell’esecuzione
  • Eliminazione degli errori
  • Automatizzazione di un’attività routinaria e a basso valore
  • Dedicare le persone prima coinvolte nell’attività manuali, a task dal più alto valore aggiunto.

La soluzione è perfettamente replicabile e customizzatile per attività di mailing che includono estrazione da file excel, ma anche quella da database di contatti o gestionali per la ricezione di ordini.

ANEDDOTO

L’introduzione del robot in azienda, in particolare nel dipartimento che generalmente era dedicato all’esecuzione di questa attività, ha avuto un impatto così positivo da indurre il team a voler battezzare il robot con il nome della persona responsabile dell’attività, ora coinvolta in attività più valorizzanti.

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