L’azienda Cliente nasce in Germania nei primi del ‘900 e opera nel settore degli imballaggi green. Circa 14000 dipendenti in Europa, è tra i leader del settore con oltre 40 stabilimenti.  

ESIGENZA 

L’azienda, già Cliente Npo Sistemi per soluzioni legate all’Unified Endopoint Management, gestisce oltre 40.000 Clienti internazionali e più di 500 fornitori. La società riceve costantemente da questi ultimi documenti e comunicazioni e numerose fatture, DDT e bolle doganali. Per questo motivo l’azienda ha la necessità di Digitalizzare la gestione documentale (Contratti, certificazioni, Durc, Duvri, fatture Italia e estero, DDT ecc) e automatizzare il ciclo passivo e il processo riconciliazione tra fatture, ordini e DDT. 

In questo contesto, tra le maggiori criticità presentate dal Cliente troviamo: 

  • Notevole effort speso nell’archiviazione documentale
  • Mancanza di un sistema automatizzato di controllo dei documenti mancanti (check list) e delle scadenze con relativi reminder (documentazione non più valida)
  • Assenza di uno scadenziario
  • Organizzazione complessa, ritardi e processi confusi
  • Difficoltà nella verifica e conferma tra ordini, fatturee DDT
  • Ritardi nei pagamenti dei fornitori
  • Ricezione cartacea documentazione fornitori, fatture estero, DDT
  • Data entry manuale delle informazioni
  • Difficoltà nel rintracciare i dati 
  • Mancanza di sicurezza delle informazioni e conformità ad audit esterni

Inoltre, l’azienda presenta una criticità acuita per le fatture estero, i DDT e le bolle doganali che arrivano ancora in modalità cartacea. In caso di audit o riconciliazione, i dati, infatti, sono difficilmente recuperabili.  

SOLUZIONE 

L’azienda Cliente si è quindi affidata a Npo Sistemi per digitalizzare e automatizzare questi processi.  

Npo Sistemi ha proposto una soluzione che permette l’archiviazione intelligente, la ricerca full text e per metadato, la gestione dei reminder in merito alla documentazione mancante o scaduta, la riconciliazione automatizzata tra fatture, ordini e DDT, così da automatizzare il processo di pagamento. 

In particolare, la soluzione integra l’Artificial Intelligence con la soluzione di gestione documentale (nel caso specifico DocuWare), che automatizza i processi di business e i flussi di lavoro, e garantisce: 

  • Acquisizione rapida e automatizzata da tutte le diverse fonti di fatture (SDI e non SDI), documenti di trasporto, ordini di acquisto, bolle doganali, contratti, certificazioni ecc
  • Processi di lavoro automatizzati, dall’acquisizione all’approvazione e all’integrazione con il gestionale
  • Archiviazione automatizzata dei documenti dei fornitori, con check list e sistema di notifica per i documenti mancanti o scaduti
  • Classificazione automatizzata delle fatture non SDI e abbinamento/riconciliazione automatizzato agli ordini di acquisto ed ai DTT
  • Automazione e gestione approvazioni in base agli importi, al nome del fornitore o ai centri di costo, anche a più livelli
  • Controllo e approvazione delle fatture tramite qualsiasi dispositivo mobile
  • Automazione del processo di onboarding dei fornitori non ancora presenti nel gestionale.
  • Registrazione delle fatture approvate per centro di costo e conto contabile nel vostro sistema gestionale
  • Digitalizzazione e archiviazione dei documenti automatizzata sicura, organizzata e consultabile per gli audit e la pianificazione del budget   

“La soluzione di Npo Sistemi ci ha permesso di digitalizzare e automatizzare il ciclo passivo, garantendo velocità e precisione in tutte le fasi del processo. Oggi possiamo gestire in maniera centralizzata i documenti provenienti da tutti i nostri Clienti” 

Leggi il FLYER

Case Study Correlati

USE CASE_ Backup as a service per il settore bancario
USE CASE_ Backup as a service per il settore bancario

Scopri il caso di un’azienda tra i protagonisti in Italia nel settore banking e finanziario che aveva la necessità di mettere al sicuro i dati O365 dei propri utenti, rispettare le regole sulla sicurezza del dato relative al settore di appartenenza.

Use case _ Backup as a service per l’industria
Use case _ Backup as a service per l’industria

Scopri il caso di un’azienda leader in Italia nella realizzazione di strumenti per l’industria che aveva la necessità di mettere al sicuro i dati O365 e ha scelto una soluzione di Backup as a service.