L’azienda è uno dei punti di riferimento nel mondo nell’Office Automation e ha una rete capillare di oltre 60 aziende in Africa.
ESIGENZA
L’azienda ha contattato il Gruppo Ricoh, di cui Npo Sistemi è parte, per esigenze legate allo sviluppo di procedure di lavoro più efficienti per fornire un supporto più rapido a clienti, franchisee e fornitori.
Ogni giorno, infatti, i team di backoffice e dell’area finanziaria dell’azienda ricevono centinaia di email da parte dei clienti, richieste dai franchisee, fatture dai fornitori e moduli per il rimborso spese dai dipendenti. L'azienda in precedenza si affidava a procedure cartacee e manuali per elaborare i documenti, archiviarli e inoltrare le richieste ai diversi responsabili di riferimento.
Il Gruppo Ricoh ha così affiancato l’azienda Clienti attraverso l’implementazione di DocuWare, una piattaforma di gestione dei documenti e di automazione dei workflow che consente di acquisire, elaborare e utilizzare in modo efficiente le informazioni aziendali.
SOLUZIONE
La soluzione DocuWare ha permesso di far evolvere completamente la modalità di lavoro: i tradizionali archivi cartacei del Cliente sono stati sostituiti da un repository digitale centralizzato che offre maggiore controllo e migliore visibilità sui documenti, riducendone il rischio di smarrimenti. Grazie a procedure molto più semplici per trovare le informazioni, gli audit e report vengono preparati più velocemente e l’azienda non deve più sostenere i costi legati a spazi di storage aggiuntivi per conservare i registri cartacei.
CONCLUSIONE
Oltre a benefici economici, la soluzione DocuWare ha permesso all’azienda di digitalizzarsi snellendo e automatizzando i workflow.
La soluzione DocuWare del Gruppo Ricoh ha permesso all’azienda Cliente di segnare un passo importante verso la Digital Transformation.
Use case Nashua - DocuWare
