L’azienda è una multinazionale, tra i leader del settore food & beverage nel mondo. Con una presenza capillare internazionale, e con filiali in tutto il territorio nazionale e headquarter a Milano con circa 500 dipendenti.

Esigenza

Con l’adozione diffusa di remote working e la necessità di gestire al meglio le presenze in azienda attraverso la prenotazione degli spazi comuni (sale riunioni, scrivanie, sale per registrazioni etc…), l’azienda aveva bisogno di implementare uno strumento di gestione preciso, sicuro e in grado di assecondare il numero di richieste e di utenti in tempo reale.  

Precedentemente, infatti, le prenotazioni delle sale riunioni e delle scrivanie, venivano gestite unicamente tramite foglio excel con conseguenti criticità derivate dalla cancellazione di prenotazioni o sovrapposizioni.

Npo Sistemi ha proposto, in prima istanza, un assessment per raccogliere le principali esigenze di tutti gli interlocutori aziendali impattati da questa gestione.

Soluzione

Npo Sistemi ha accompagnato il Cliente con un approccio end-to-end, dalla consulenza, fino alla progettazione della soluzione, all’implementazione e alla manutenzione, di una soluzione di slot booking realizzata con Power Apps e Power Automate della Microsoft Power Platform.

Tra le caratteristiche della soluzione:

  • Layout responsive per pc, tablet e smartphone
  • La possibilità di personalizzazione con la definizione di diverse tipologie di slot e asset prenotabili
  • User-experience progettata per essere facilmente utilizzabile e configurabile in autonomia
  • Presenza di QR code per il check in e check out automatico degli asset mediante dispositivo mobile

Ogni utente può infatti prenotare scrivanie o sale riunioni in maniera semplice e intuitiva, utilizzando:

  • Filtri avanzati per scegliere il luogo e la tipologia di asset da prenotare
  • Visualizzazione sul calendario delle date con disponibilità
  • Mappa statica degli asset fisici
  • Prenotazione anche per altri utenti

Ogni dipendente può accedere attraverso app a una nuova prenotazione, scegliere la tipologia di asset o area da prenotare, ricercare l’effettiva disponibilità, procedere con la prenotazione e inviare così la richiesta al responsabile degli affari generali che confermerà o rigetterà la prenotazione.

Una soluzione agile, flessibile, adatta ad assecondare le nuove modalità lavorative e gli accessi in ufficio e declinabile per la prenotazione di diversi asset.

Un’altra possibile applicazione è quella per la prenotazione delle visite mediche interne, che accompagna il dipendente nell’aggiornamento del proprio fascicolo sanitario. 

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