Favorire la collaboration: il ruolo della Intranet oggi

08 marzo 2022
Favorire la collaboration: il ruolo della Intranet oggi
Genesio Parente, Business Applications Manager

Gli ultimi due anni, con la spinta decisiva alla digitalizzazione, hanno modificato in maniera sostanziale l’approccio al lavoro.

Si è parlato di remote working prima, e di ibrido poi, ma anche di nuovo perimetro aziendale, esteso e dai contorni meno definiti, un perimetro in cui le esigenze legate alla sicurezza degli accessi sono diventate ancora più prioritarie.

È stato un vero momento di disruption, di quelli in cui “niente è più come prima”, ma per abilitare il Cambiamento (quello che scriviamo con la C maiuscola) non serve solo un cambio di lessico, ma un vero e proprio ripensamento degli assetti organizzativi, di quelli culturali, di processo e degli strumenti utilizzati, perché se la “lontananza” dagli uffici è riuscita a mantenere la continuità lavorativa delle azienda, ha però incluso anche effetti “collaterali”  come la diminuzione dell’engagement. E i risultati dell’ultima ricerca dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano confermano questa tendenza.

È un fatto quindi, che una vita lavorativa in presenza, con rituali ricorrenti come la chiacchiera davanti alla macchinetta del caffè la mattina, fungesse anche da vero e proprio collettore di persone, da collante, realizzando così una sorta di “piazza” aziendale che, con la remotizzazione improvvisa e diffusa, molte aziende non hanno fatto in tempo a ripensare e abilitare.

Come fare quindi per aumentare l’engagement delle persone e promuovere allo stesso tempo efficienza lavorativa?

È proprio in questo contesto che la Intranet acquisisce un ruolo tutto nuovo, quello di “piazza” virtuale, da una parte, e di abilitatore della collaboration tra utenti.

Mi spiego meglio.

Se un tempo la Intranet veniva consultata solo raramente, oggi la rete aziendale ha un grande occasione, così declinata:

  1. Quella di promuovere una Company Culture: pensiamo ai messaggi corporate, alla possibilità non solo di diffonderli, ma anche di fissarli e renderli disponibili sempre, e poi ai benefici nei processi di onboarding delle nuove risorse, da cui spesso scaturisce anche una maggiore produttività;
  2. Quella di stimolare l’ingaggio delle persone, facilitando cioè il reperimento delle informazioni e la loro fruizione. Un canale che favorisce il dialogo attraverso logiche sia top down, con la diffusione di materiali da parte del board aziendale, ma anche bottom up, in cui ogni dipendente ha la possibilità di far sentire la propria voce favorendo così il dialogo.
  3. Quello di favorire una maggiore efficienza: in questo la intranet dovrebbe essere ripensata anche come strumento operativo, per espandere e integrare best practice e processi.

Una grande opportunità quindi, quella di diventare punto di accesso aziendale privilegiato, un’estensione della propria azienda a supporto della quotidianità.

Un tavolo, digitale, allungato insomma, dove possono sedersi più interlocutori si siedono più persone per collaborare, scambiare informazioni e dati aziendali in modalità asincrona, in cloud e conforme alle normative gdpr, un posto sicuro per abilitare, davvero il nuovo modern workplace.

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