DocuWare, raccogliere e organizzare le informazioni, per un’azienda più agile

25 febbraio 2021
DocuWare, raccogliere e organizzare le informazioni, per un’azienda più agile
La soluzione per la gestione dei documenti e l’automazione del workflow

Se c’è un concetto più diffuso degli altri, in ambito IT, è quello di Trasformazione Digitale. È quella scritta con le lettere maiuscole, in grado cioè di esprimere il vero senso etimologico del termine, dando forma nuova a un’azienda.

Ma cosa significa in concreto? Per molti, la Trasformazione Digitale è abilitata dalla tecnologia, ma come tutti gli strumenti non parlanti, la tecnologia, da sola, non può attivare un processo così importante.

Per farlo serve una trans-formazione dell’infrastruttura stessa, un’evoluzione che modifichi l’impalcatura stessa del tessuto aziendale, in modo che la tecnologia possa valorizzarsi e agire con maggiore potenza: secondo una recente ricerca condotta da IDC, la gestione dei documenti rappresenta infatti una perdita del 21% della produttività organizzativa.

In una parola, serve semplificare. Tutto. Processi, flussi, ricerca delle informazioni.

Tra le principali necessità delle aziende in cerca di adattarsi nella nuova normalità, c’è quella di rendere più agili i processi e la gestione dei documenti, così da garantire maggiore efficienza della produttività e ottimizzazione di costi e tempi.

Le aziende infatti sono costituite da dipartimenti eterogenei che parlano e traducono informazioni in linguaggi diversi: pensiamo alle Risorse Umane, alla Contabilità, o ancora alle Vendite e alla Comunicazione.

Ed è proprio la facilità con cui le informazioni circolano tra colleghi, team a dipartimenti a determinare il successo di qualsiasi processo di Trasformazione Digitale.

SAI IN OGNI MOMENTO DOVE SI TROVA UN DOCUMENTO? 

HAI LA POSSIBILITA' DI ACCEDERVI DA QUALSIASI DISPOSITIVO? 

Sono queste le domande a cui la soluzione DocuWare vuole dare una risposta.

DOCUWARE: una piattaforma per la produttività

Per questo motivo nasce DocuWare, una piattaforma di gestione dei documenti e di automazione dei workflow che consente di acquisire, elaborare e utilizzare in modo efficiente le informazioni aziendali.

DocuWare può essere utilizzata in modalità SaaS come servizio in cloud, come software locale on-premises o distribuito in una configurazione ibrida, offrendo, per ognuna delle modalità, le stesse funzionalità.

Tante le potenzialità che la semplificazione dei processi e l’automazione dei workflow determina, tra cui:

Facilità nella cattura delle informazioni: per una reperibilità in tempo reale

Le informazioni oggi arrivano in più forme: email, posta, form, fatture, bolle, curriculum e buste paga. DocuWare permette di raccoglierle e organizzarle tutte in un archivio centralizzato: i documenti cartacei vengono importati e classificati direttamente durante le scansioni. L’indicizzazione è poi il passaggio che trasforma i documenti importati in informazioni gestibili leggendo parti chiave di dati e memorizzando ogni punto dati come valore di indice. Inoltre, grazie alla funzione One Click Indexing, si può evidenziare una parola, una data o un numero all’interno di un documento aperto.  

L’indicizzazione automatizzata di DocuWare consente infatti di identificare le parole chiave di questi documenti così da avere informazioni disponibili in tempo reale e da qualsiasi dispositivo. I documenti in entrata, inoltre, aggiornano automaticamente i flussi per sapere sempre dove una data informazione è contenuta.

DocuWare si integra perfettamente con le principali applicazioni aziendali, con sistemi come ERP, CRM, HCM e con risorse hardware come i dispositivi multifunzione, per convertire velocemente informazioni cartacee in digitale: è infatti fondamentale che il software di gestione dei documenti e altri sistemi possano parlare tra loro, recuperando dati e popolando i record per mantenere sincronizzate le informazioni aziendali.

Workflow: controllo del processo

Per prendere decisioni in modo efficace, occorre infatti avere sempre le informazioni a portata di mano. DocuWare consente di ottenere in tempo reale dati completi su clienti, progetti o processi. L’obiettivo è creare flussi di lavoro digitali semplificati, con processi predefiniti fino all’approvazione dei documenti. L’automazione consente la condivisione di informazioni con chiunque in un team abbia bisogno di visibilità di un processo nel flusso di lavoro.

Archiving: sicurezza e conformità al GDPR

Dopo che le informazioni vengono inserite in un flusso di lavoro automatizzato, il documento dovrebbe essere archiviato in modo che sia veloce il recupero insieme ad un accesso controllato. La sicurezza, in questo, è una delle priorità. Ogni livello di DocuWare è garantito da diversi backup ridondanti che ne assicurano la business continuity.  L’accesso alle informazioni è inoltre regolato da un sistema sofisticato di diritti così da controllare l’owner dell’attività di archiviazione ed esportazione delle informazioni. Ogni processo è inoltre avviato nel pieno rispetto delle normative in tema protezione dati.

HR, Vendite, Logistica, Finance: DocuWare permette di migliorare i processi di ogni dipartimento con vantaggi personalizzati in base all’area di riferimento, favorendo allo stesso tempo agilità nella comunicazione orizzontale in azienda e efficienza nell’elaborazione delle decisioni strategiche per il business.

Insomma, vantaggi declinabili in base alle esigenze aziendali, con il comune denominatore di abilitare appieno nuovi modelli di produttività e agilità in grado, davvero, di dare valore alla tecnologia e condurre alla Trasformazione Digitale.

Scopri di più nelle guide di seguito.

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