USE CASE_HR Journey: semplifica, automatizza e digitalizza le attività delle Risorse Umane

27 marzo 2023
USE CASE_HR Journey: semplifica, automatizza e digitalizza le attività delle Risorse Umane

Una soluzione di Document & Process Management

Il reparto HR ha oggi un ruolo fondamentale nell’abilitare la Digital Transformation delle aziende. Ogni processo di cambiamento parte infatti dalle persone, scelte e inserite proprio dalle Risorse Umane in azienda.

Ecco perché il Dipartimento HR è spesso il biglietto da visita di un’azienda, automatizzarne e semplificarne le attività, così da renderlo un Dipartimento a prova di futuro, è ormai una priorità.

Tra le principali necessità delle aziende oggi, c’è infatti quella di rendere più agili i processi e la gestione del personale lungo tutta la vita aziendale, dal processo di preboarding e onboarding, fino alla gestione della documentazione e del fascicolo dipendenti, così da garantire maggiore efficienza della produttività e ottimizzazione di costi e tempi, raccogliendo in un unico hub tutta la documentazione dedicata.

Per le fasi di pre e onboarding, le necessità delle Risorse Umane sono infatti quelle di: 

  • mappare
  • tracciare
  • automatizzare

ogni step del processo di ingresso di una nuova risorsa.

Per quelle successive, invece, dedicate alla gestione della documentazione e del fascicolo dipendenti, le Risorse Umane hanno la necessità di:

  • Ricercare rapidamente e in maniera precisa le informazioni
  • Digitalizzare documenti e processi gestendoli anche via smartphone
  • Archiviare un numero di documenti sempre in crescita
  • Organizzare documenti cartacei e fascicoli sparsi in repository di rete difficilmente accessibili da remoto;
  • Ridurre i costi di gestione;
  • Risolvere problemi di sicurezza, auditing complesso e dati riservati spesso non adeguatamente protetti.

Per questo motivo Npo Sistemi presenta una soluzione di Document & Process Management dedicata in particolare proprio al reparto HR così da semplificare ogni fase del rapporto lavorativo dei propri collaboratori, in maniera automatizzata e digitalizzata come:

  • La richiesta di un nuovo collaboratore
  • La gestione completa dell’iter di assunzione con firma del contratto
  • La creazione di un fascicolo dipendente sempre disponibile
  • La ricerca semplificata e aggiornamento del fascicolo dipendente durante l’intero rapporto lavorativo

Tra i benefici della soluzione:

  • Posizionamento centralizzato dei documenti in un repository sicuro
  • Efficace gestione dei documenti (ad esempio dei curriculum)
  • Semplificazione dei flussi che riguardano permessi e ferie
  • Integrazione disponibile con la firma digitale
  • Controllo degli accessi
  • Gestione sicura e agile del personale indipendentemente dal luogo di lavoro
  • Miglior controllo delle scadenze, come rinnovo dei contratti

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