Una soluzione di Document & Process Management
Il reparto HR ha oggi un ruolo fondamentale nell’abilitare la Digital Transformation delle aziende. Ogni processo di cambiamento parte infatti dalle persone, scelte e inserite proprio dalle Risorse Umane in azienda.
Ecco perché il Dipartimento HR è spesso il biglietto da visita di un’azienda, automatizzarne e semplificarne le attività, così da renderlo un Dipartimento a prova di futuro, è ormai una priorità.
Tra le principali necessità delle aziende oggi, c’è infatti quella di rendere più agili i processi e la gestione del personale lungo tutta la vita aziendale, dal processo di preboarding e onboarding, fino alla gestione della documentazione e del fascicolo dipendenti, così da garantire maggiore efficienza della produttività e ottimizzazione di costi e tempi, raccogliendo in un unico hub tutta la documentazione dedicata.
Per le fasi di pre e onboarding, le necessità delle Risorse Umane sono infatti quelle di:
- mappare
- tracciare
- automatizzare
ogni step del processo di ingresso di una nuova risorsa.
Per quelle successive, invece, dedicate alla gestione della documentazione e del fascicolo dipendenti, le Risorse Umane hanno la necessità di:
- Ricercare rapidamente e in maniera precisa le informazioni
- Digitalizzare documenti e processi gestendoli anche via smartphone
- Archiviare un numero di documenti sempre in crescita
- Organizzare documenti cartacei e fascicoli sparsi in repository di rete difficilmente accessibili da remoto;
- Ridurre i costi di gestione;
- Risolvere problemi di sicurezza, auditing complesso e dati riservati spesso non adeguatamente protetti.
Per questo motivo Npo Sistemi presenta una soluzione di Document & Process Management dedicata in particolare proprio al reparto HR così da semplificare ogni fase del rapporto lavorativo dei propri collaboratori, in maniera automatizzata e digitalizzata come:
- La richiesta di un nuovo collaboratore
- La gestione completa dell’iter di assunzione con firma del contratto
- La creazione di un fascicolo dipendente sempre disponibile
- La ricerca semplificata e aggiornamento del fascicolo dipendente durante l’intero rapporto lavorativo
Tra i benefici della soluzione:
- Posizionamento centralizzato dei documenti in un repository sicuro
- Efficace gestione dei documenti (ad esempio dei curriculum)
- Semplificazione dei flussi che riguardano permessi e ferie
- Integrazione disponibile con la firma digitale
- Controllo degli accessi
- Gestione sicura e agile del personale indipendentemente dal luogo di lavoro
- Miglior controllo delle scadenze, come rinnovo dei contratti
