L’azienda nasce agli inizi del ‘900 in Europa ed è oggi tra i leader dell’acciaio nel mondo.
Con headquarter nel nord Europa, l’azienda è presente in tutto il mondo con circa 15000 dipendenti.
ESIGENZA
La filiale italiana dell’azienda, già Cliente Npo Sistemi per una soluzione di managed detection and response, si è rivolta a Npo Sistemi per semplificare i flussi relativi alla conservazione sostitutiva di alcuni documenti.
La conservazione sostitutiva, o conservazione digitale a norma, è il processo che permette di sostituire documenti cartacei con equivalenti digitali, mantenendone il valore legale e fiscale. Questo processo prevede la dematerializzazione dei documenti cartacei, la loro firma digitale e marcatura temporale, e la loro archiviazione in un sistema di gestione documentale che ne garantisce autenticità, integrità e immodificabilità.
Spesso questo processo è applicato a documenti rilevanti, in questo caso, in particolare, sono documenti amministrativi relativi a contratti e pratiche incluso il corretto smaltimento dei rifiuti.
Prima di affidarsi a Npo Sistemi, l’ufficio ordini dell’azienda utilizzava diversi fornitori per la finalizzazione del processo che richiedeva di attingere dati per le pratiche amministrative tra più strumenti verticali con vocazioni specifiche e differenti modalità di fruizione come:
- il documentale
- erp aziendale
- il tool per la firma elettronica digitale
- il tool accreditato per la conservazione sostitutiva
Tra le criticità di una gestione manuale di questo processo c’erano:
- perdite di tempo
- errori umani
- errori dati dall’incongruenza tra diversi tool verticali
SOLUZIONE
In questo contesto, Npo Sistemi ha consigliato al Cliente una soluzione powered by Docuware, piattaforma di gestione documentale e automazione di processo, parte del Gruppo Ricoh, con l’obiettivo di automatizzare la lavorazione delle pratiche amministrative a 360gradi, incluso l’invio al conservatore accreditato laddove necessario e semplificarne così il workflow in oggetto.
Npo Sistemi ha quindi proposto la soluzione di Administrative document processing mediante Artificial Intelligence integrata in Docuware, un unico tool per gestire tutto il processo fino alla conservazione sostitutiva.
Si tratta di una soluzione costituita da un motore di AI intelligent recognition che:
- riconosce e digitalizza i contratti di partenza
- suddivide in sezioni e legge e recupera automaticamente i campi rilevanti
- dispaccia le sezioni dei contratti ai rilevanti dipartimenti aziendali ed
- inserisce i campi rilevanti a sistema
La soluzione proposta comprende in particolare:
- Un Virtual Agent NPO specializzato sui compiti amministrativi
- La versione DocuWare Cloud
- La configurazione di ruoli, permessi ed indici per la visualizzazione e la gestione dei contenuti
- L’impostazione dei workflow per ogni dipartimento aziendale coinvolto
- La formazione dedicata al tool per admin e key user
La soluzione prevede inoltre la possibilità di acquistare licenze di diverse tipologie, a seconda del ruolo che gli utenti dovranno ricoprire all’interno del processo e delle attività che dovranno completare:
- Utenti nominali Full: abilitati a tutte le funzionalità della soluzione;
- Utenti nominali Workflow: licenze clienti nominali con funzionalità limitate per il completamento delle attività del flusso di lavoro (es. approvazioni), l'utilizzo del modulo "Form" e l'accesso in sola lettura agli archivi DocuWare.
- Utenti nominali ‘Read only’: utenti abilitati alla compilazione del modulo "Form" e l'accesso in sola lettura agli archivi DocuWare.
Tra i benefici ottenuti grazie alla soluzione:
- una riduzione del 40% dei passaggi per finalizzare il processo di conservazione sostitutiva
- una riduzione del 40% del tempo dedicato a tale attività
- l’annullamento degli errori manuali
“L’ufficio ordini aziendale ha velocizzato notevolmente i processi dedicati alla conservazione sostitutiva dei documenti. Eravamo già Clienti Npo Sistemi per necessità legate alla cybersecurity, la prossimità e l’ascolto attento delle nostre esigenze ci hanno convinti ad affidarci ancora a Npo Sistemi e a identificarlo come partner tecnologico”
