L’azienda, che appartiene al settore siderurgico, nasce negli anni ’50 nel nord Italia. Con 10 stabilimenti nel nostro Paese è oggi tra i leader dell’acciaio con 2000 dipendenti.
ESIGENZA
L’azienda, che ha oltre 10.000 Clienti in Italia, riceve gli ordini dei clienti tramite e-mail e li processa manualmente mediante data entry nei sistemi aziendali.
Si tratta di richieste eterogenee, composte ognuna da centinaia di righe prodotto, con all’interno dettagli specifici che devono essere tradotti nel catalogo prodotti dell’azienda e poi finalizzate.
Per essere tale, ogni ordine impiega un flusso di circa 6/7 mail con ulteriori richieste di dettaglio, causando così il rischio di imprecisioni tecniche che si declinano in errori nell’ordine stesso.
L’esigenza era quindi quella di:
- Automatizzare il processo di inserimento degli ordini clienti nel gestionale aziendale riducendo i costi operativi
- Scalabilità, aumentando la capacità amministrativa dell'azienda di gestire carichi di lavoro (aumento degli ordini) senza la necessità di aumentare l'effort impiegato
- Ricondurre gli ordini dei clienti, le relative descrizioni e i codici prodotto ai codici dell’azienda presenti nei sistemi aziendali: spesso, infatti, i codici e le descrizioni dei prodotti dell'azienda cliente non coincidono con i codici e le descrizioni presenti nei sistemi aziendali
- Uniformare i linguaggi, trovando quindi una lingua comune tra quella dei diversi clienti e quella dell’azienda
SOLUZIONE
In questo contesto, Npo Sistemi ha scelto di realizzare e implementare una soluzione di Artificial Intelligence dedicata all’estrazione automatica dei dati dagli ordini clienti basata sulla tecnologia di Intelligent document processing (IDP) e un virtual agent a supporto del re-mapping delle descrizioni e dei codici usati dai clienti verso i codici inseriti nel catalogo prodotti.
Si tratta nello specifico di tecnologie basate sull'AI che si prendono cura dell’estrazione e digitalizzazione dei dati numerici e delle informazioni presenti negli ordini clienti e della ricerca dei codici nel catalogo prodotti del cliente.
Tali soluzioni:
- riconoscono e leggono le mail inviate dai Clienti all’azienda, estraggono le informazioni dagli ordini e in automatico processano l'ordine nei sistemi aziendali.
- velocizzano la convergenza tra i codici prodotto utilizzati dai clienti e i codici presenti nelle anagrafiche aziendali
La soluzione traduce le richieste dei Clienti in una richiesta digitalizzata
Tra i benefici della soluzione implementata:
- la riduzione del 50% delle lavorazioni manuali necessarie: in precedenza tutti gli ordini clienti erano processati manualmente da operatori
- l’eliminazione degli errori e dei rework dati da attività di data entry
- la riduzione drastica delle tempistiche per la ricerca di informazioni presenti nei documenti mediante l'utilizzo del virtual agent
L’adozione delle soluzioni di IDP e Virtual Agent Npo Sistemi ha avuto un impatto significativo sulla produttività personale e aziendale grazie a:
- Automazione delle attività ripetitive: compiti a basso valore aggiunto come la sintesi di e-mail, il processamento degli ordini clienti nei sistemi aziendali e la traduzione delle richieste in codici sono stati delegati all’AI.
- Miglior gestione delle informazioni: l’azienda può infatti recuperare informazioni in pochi secondi senza dover navigare manualmente tra documenti e sistemi.
“Siamo molto soddisfatti del progetto che ci ha permesso di ottimizzare uno dei processi aziendali più strategici. Gli assistenti virtuali realizzati da Npo Sistemi possono essere configurati per adattarsi ai processi specifici di ciascun dipartimento, garantendo un elevato livello di flessibilità, abbiamo quindi deciso di estendere la soluzione anche all’ufficio acquisti”
