L’azienda nasce all’inizio del ‘900 in Asia ed è oggi tra i player più importanti del settore automotive a livello internazionale. Con circa 50.000 dipendenti nel mondo, è presente in maniera capillare sia nel nostro Paese, che a livello mondiale.
ESIGENZE
L’azienda era già Cliente Npo Sistemi grazie alla realizzazione di una soluzione che gestisce in maniera efficace ed efficiente il ciclo passivo, automatizzando e digitalizzando un’attività di data entry e certificando i dati ricevuti.
In questo contesto, invece, il Cliente ha fatto emergere la necessità di semplificare i processi dei dealer, che riguardano in particolare la firma elettronica delle riserve di proprietà, il documento che attesta la proprietà delle auto da parte dell’azienda stessa e non del dealer (rivenditore).
L’azienda, infatti, ha una rete capillare di riveditori in tutto il Paese, con ragioni sociali e legal entity diverse. A ciascun rivenditore è richiesta la firma di numerose riserve di proprietà: ognuno, infatti, possiede diversi numeri di telaio e quindi un numero contestuale di documenti da firmare, per questo le esigenze sono quindi legate alla:
- Firma di centinaia di pratiche ogni giorno
- Necessità di farlo in tempi ristretti, spesso in chiusura, alla fine della giornata
Per questo motivo, il Cliente si è rivolto a Npo Sistemi per realizzare un workflow semplificato che:
- ottimizzi il tempo speso da ciascun dealer nella firma di questi documenti
- procede contestualmente all’archiviazione sicura, e conforme alle normative, dei documenti
SOLUZIONE
Npo Sistemi ha scelto di proporre al Cliente una soluzione powered by Docuware, piattaforma di gestione documentale e automazione di processo, parte del Gruppo Ricoh.
La soluzione ha previsto diversi moduli tra cui:
- la gestione documentale
- l’automazione del workflow
- un OCR & Intelligent Recognition avanzato
- l’archiviazione sicura
Numerosi i benefici della soluzione scelta e integrata da Npo Sistemi.
In particolare, quelli ottenuti dall’azienda sono:
- L’ottimizzazione delle risorse e riduzione dei costi operativi.
Grazie all’automazione dei processi l’azienda può liberare risorse precedentemente impegnate in attività di basso valore e destinarle ad attività più di valore. La riduzione di parte dell’impegno rappresenta un risparmio significativo in termini di tempo e costi operativi.
- Un maggiore controllo sui processi aziendali
L’integrazione tra la soluzione Powered by DocuWare e la firma elettronica consente una visione completa e strutturata dei dati, migliorando il monitoraggio e la gestione dei flussi dei dati e dei documenti. Un approccio che riduce il rischio di errori e garantisce una maggiore trasparenza nei processi decisionali.
- La riduzione dei tempi di elaborazione
Il processo usato in precedenza prevedeva download del documento, stampa, firma, scansione di questo ed invio finale.
- Conformità e sicurezza dei dati.
Grazie alla soluzione scelta da Npo Sistemi, il Cliente beneficia di una gestione documentale strutturata e sicura, garantendo la conformità alle normative e proteggendo i dati aziendali. Questo riduce il rischio di sanzioni o problemi legali, offrendo una maggiore tranquillità a livello di governance.
Numerosi, inoltre, i benefici per i riveditori, tra cui:
- Riduzione del carico di lavoro manuale
Grazie alla lettura automatizzata, al caricamento automatico per la firma, i dealer possono ridurre significativamente le attività ripetitive e soggette a errori. Questo consente loro di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto, migliorando la produttività individuale.
- Maggiore precisione e affidabilità dei dati
L’automazione riduce il rischio di errori durante l’elaborazione. I dealer possono quindi contare su dati sempre accurati e aggiornati, riducendo al minimo i “re-work” oggi esistenti causati dagli errori di inserimento e le verifiche manuali.
- Accesso immediato ai documenti archiviati
Grazie alla soluzione Npo Sistemi powered by DocuWare, gli utenti possono consultare rapidamente qualsiasi documento archiviato, migliorando la velocità di risposta alle richieste e riducendo i tempi di ricerca.
“Siamo molto soddisfatti di aver implementato questa soluzione in azienda: oggi la nostra rete di dealer riesce a firmare velocemente le riserve di vendita e risparmiare il tempo utilizzato nelle modifiche. L’expertise di Npo Sistemi in questo ambito e la capacità di integrare in maniera efficace la soluzione con il sistema di gestione esistente ci hanno convinto ad estenderla anche alla firma dei contratti con i Clienti finali”
