Il cliente è una grande azienda italiana ad alta specializzazione tecnologica, attiva a livello globale nella produzione di soluzioni per il testing dei semiconduttori. Con migliaia di dipendenti distribuiti su più sedi, la gestione dei processi HR richiede precisione, rapidità e coordinamento continuo.
Per questo la Direzione HR ha scelto di avviare un percorso di innovazione basato su AI e automazione, con l’obiettivo di rendere più efficienti le attività operative e migliorare l’esperienza delle persone.
Il cliente conosceva già Npo Sistemi come partner affidabile nell’ambito cloud e sicurezza; la nuova iniziativa ha rappresentato l’opportunità di estendere il perimetro della collaborazione, portando Npo Sistemi a lavorare al fianco dei team interni su processi aziendali critici e fortemente operativi.
L’approccio è stato end‑to‑end declinato attraverso:
- momenti di formazione per allineare conoscenze e potenzialità dell’AI;
- sessioni esplorative per raccogliere fabbisogni reali delle persone e non solo requisiti tecnici;
- co‑design di soluzioni modellate sui flussi HR già esistenti;
- costruzione e test del prodotto finale, con un modello iterativo e condiviso.
Grazie a questa modalità collaborativa, l’azienda ha potuto sperimentare un nuovo modo di lavorare: più data‑driven, più intelligente e più sostenibile nel lungo periodo.
ESIGENZE
L’area HR del cliente gestiva quotidianamente un volume molto elevato di richieste, documentazione e controlli amministrativi. Da qui sono emerse tre esigenze principali.
- Un assistente virtuale dedicato alle Risorse Umane
L’obiettivo era alleggerire il carico di attività ripetitive che sottraevano tempo alle HR. L’agente virtuale sviluppato con Npo Sistemi è stato progettato per:
- rispondere automaticamente alle domande più frequenti dei dipendenti (policy, permessi, documenti, normative interne);
- accedere alla documentazione ufficiale HR;
- integrare informazioni personalizzate come turni di lavoro o situazioni individuali.
L’agente è diventato un punto di accesso semplice e immediato per tutte le richieste quotidiane, migliorando l’esperienza delle persone e la qualità del servizio interno.
- Automazioni per la verifica dei moduli HR
La gestione manuale dei moduli presentati dai dipendenti (richieste, variazioni contrattuali, certificazioni, ecc.) richiedeva tempo e generava un rischio elevato di errori o incongruenze.
Npo Sistemi ha realizzato un agente che:
- analizza i moduli caricati dagli utenti;
- valida la correttezza dei dati;
- segnala anomalie o campi mancanti;
- automatizza l’intero flusso di controllo.
Il risultato è stato un processo più veloce, standardizzato e affidabile.
- Compilazione assistita dei documenti HR più complessi
Per documenti più articolati – come la documentazione per TFR, variazioni contrattuali o richieste particolari – il cliente aveva bisogno di uno strumento che guidasse l’utente passo dopo passo.
L’agente sviluppato permette di:
- partire da moduli precompilati;
- proporre automaticamente il documento corretto;
- raccogliere le informazioni aggiuntive tramite domande mirate;
- generare un file pre‑compilato pronto per la firma del dipendente.
Questo riduce drasticamente gli errori e semplifica attività che prima richiedevano supporto costante da parte delle HR.
SOLUZIONE
La soluzione è stata progettata per essere accessibile e immediata.
L’ecosistema tecnologico comprende:
- Microsoft Teams come interfaccia principale per dipendenti e HR.
- Copilot Studio per la creazione degli agenti intelligenti e dei flussi conversazionali.
- Power Automate per gestire automazioni, routing e flussi approvativi.
- Outlook per notifiche e comunicazioni automatizzate.
- Integrazione con il gestionale aziendale per l’accesso ai turni di lavoro e alle informazioni contrattuali.
- Azure per sicurezza, scalabilità e gestione dei servizi AI.
L’architettura è modulare e già pronta per evolversi con nuove funzionalità.
Valore aggiunto e benefici concreti
Il cliente non ha ancora attivato un sistema di monitoraggio ufficiale dei KPI. Tuttavia, in base ai volumi gestiti e alla riduzione delle attività manuali osservata durante il progetto, è possibile fare una stima prudenziale dei benefici.
Stime di impatto (preliminari)
- 40% di tempo risparmiato su attività ripetitive come risposte a domande FAQ, controlli documentali e caricamento dei moduli.
- 80% di riduzione degli errori nella compilazione e verifica dei documenti HR.
- Miglioramento della qualità del servizio interno, grazie alla disponibilità h24 dell’assistente.
- Maggiore soddisfazione dei dipendenti, che ottengono risposte immediate e processi più semplici.
Si tratta di una base solida per l’avvio di un monitoraggio strutturato dei KPI nei prossimi mesi.
