L’azienda nasce in Italia negli anni ’80 ed è una società di prodotti alimentari biologici che rifornisce la Grande Distribuzione. Con una rete di circa 50 stabilimenti in Italia, ha circa 4000 dipendenti e la sua sede nel sud della penisola.

ESIGENZA

L’azienda si è rivolta a Npo Sistemi per necessità legate alla gestione e ricezione degli ordini dei Clienti.

Ogni anno, infatti, l’azienda riceve più di 20.000 ordini destrutturati, di cui circa 7.000 tramite mail con allegati eterogenei (excel, pdf…) che devono poi essere inseriti manualmente nel gestionale.

Attualmente quest’attività è gestita da circa una decina di persone, con un effort e alte probabilità di errore: ogni Cliente, infatti, dispone di template propri per l’invio della documentazione. Riuscire a trovare le informazioni necessari e inserirle, poi, in un unico ERP (gestionale), è un’attività complessa e lunga.

SOLUZIONE

In questo contesto, Npo Sistemi ha scelto di realizzare una soluzione in grado di automatizzare il processo di gestione e inserimento ordini, riducendo le attività di data entry e i relativi errori.

Si tratta di un sistema di estrazione automatica che, grazie all’Artificial Intelligence, è in grado di estrarre informazioni a prescindere dai template, perché utilizza modelli semantici in grado di cogliere il vero significato delle parole e non pattern legati alla posizione del testo nei documenti.

La soluzione è in grado di catturare le mail in arrivo, comprenderne la natura (ordine) e processarle per poi inserire le info utili direttamente nell’ERP se la confidenza sull’accuratezza della analisi semantica è alta.

A questo proposito, d’accordo con il Cliente, Npo Sistemi ha scelto tre soglie di confidenza:

  • accuratezza alta, superiore al 90%: la soluzione invia automaticamente le informazioni
  • accuratezza dall’80 al 90%: la soluzione chiede conferma a una persona fisica che potrà finalizzare il processo o rimandare la mail al Cliente
  • accuratezza bassa: la mail viene rimandata al Cliente di partenza per un’ulteriore conferma dei dati

Tra i benefici della soluzione, riscontrati dal Cliente:

  • alleggerimento dell’operatività per le persone
  • riduzione degli errori dati dal lavoro manuale
  • maggiore efficienza e velocità nell’elaborazione degli ordini
  • miglioramento dell’employee experience
  • miglioramento dell’immagine aziendale

“Ogni giorno riceviamo allegati diversi da parte dei Clienti: trovare le informazioni da inserire nell’ERP è sempre più complesso. Con la soluzione di Npo Sistemi sono riuscito a farlo in pochi minuti e senza errori”

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