IL PARERE DELL’ESPERTO: Tutto (o quasi) quello che c’è da sapere su JML

05 giugno 2024
IL PARERE DELL’ESPERTO: Tutto (o quasi) quello che c’è da sapere su JML

Molto più di un trend topic, molto più di una buzz word. È l’employee experience, ovvero l’esperienza delle persone in azienda.

Dati recenti raccontano che tra il 2022 e il 2023, l’importanza dell’employee experience è aumentata in maniera determinante passando dal 55% al 73% delle organizzazioni, diventando così la terza priorità dopo produttività e automazione. Una delle leve per garantirla si realizza attraverso l’automazione dei processi così da renderli più efficaci, flessibili e fluidi.

Altri dati dimostrano che, entro il 2025, le organizzazioni che gestiscono processi critici poco flessibili e performanti subiranno una perdita di oltre il 10% della quota di mercato proprio a causa di una negativa workplace experience. Un dato che rispecchia lo scenario attuale: oggi, infatti, solo il 37% dei processi HR è automatizzato, di questi il 57% delle aziende che hanno implementato l’automazione in azienda, l’ha fatto con l’obiettivo di migliorare la workplace experience e ottimizzare i costi.

In questo contesto si inserisce perfettamente un acronimo fondamentale, JML. Di questo, e molto altro, parla Luca Meloni, Head of Cunsulting di Npo Sistemi.

JML, di cosa si tratta e perché è così importante oggi?

JML sta per Joiners, movers leavers: è il processo che definisce la vita in azienda delle persone, dal momento in cui raggiungono l’azienda (joiners), ci lavorano e crescono (movers), fino alle dimissioni (leavers).

Per capire come mai oggi sta diventando sempre più importante, è utile capire prima di tutto quali attori e dipartimenti sono impattati in questo:

  • Risorse Umane
  • Dipartimento IT
  • Affari Generali
  • La persona
  • Il dipartimento specifico in cui la persona appartiene

Numerosi, insomma, come anche le attività che questo comporta, tra cui:

  • La configurazione dell’account
  • L’assegnazione di ruoli e licenze
  • Le approvazioni e la modifica delle autorizzazioni
  • La configurazione di account di posta elettronica e calendari
  • La disattivazione degli account uscenti

Oggi questo processo viene spesso gestito manualmente. Va da sé che l’efficacia e l’efficienza di tali attività sia quindi direttamente proporzionale proprio alla workplace experience.

Quali sono quindi le criticità e le conseguenze di un processo JML gestito manualmente?

Eseguito manualmente questo processo può comportare errori e criticità come:

  • Non omogeneità dei processi per la numerosità degli attori e dei dipartimenti coinvolti
  • Lentezza nel ciclo approvativo
  • Mancata compliance dei processi

In questo contesto, la reingegnerizzazione dei processi acquisisce un duplice obiettivo:

  • Standardizzare e ottimizzare il processo
  • Strutturare e automatizzare le approvazioni

Capace poi di abilitarne un altro: quello di tracciare ogni aspetto di questi, così da garantirne anche la compliance.

Tu sei responsabile del Competence Center Digital Consulting di Npo Sistemi, quale soluzione viene realizzata a questo proposito?

Da sempre l’obiettivo di Npo Sistemi è quello di semplificare le modalità di lavoro attraverso le tecnologie, questo viene contestualizzato al meglio in questo ambito, perché ci occupiamo di aiutare le aziende a ridisegnare i loro processi così da standardizzarli per poi identificare e implementare la soluzione tecnologica che risponda al meglio alle esigenze di partenza.

Si tratta di un percorso molto concreto declinato in più step, che include:

  • la mappatura di ogni attività e persone aziendali
  • la consulenza così da ottenere una matrice che rispecchi la realtà aziendale
  • la scelta della migliore soluzione tecnologica

I benefici di questa soluzione sono numerosi, tra cui:

  • Una Maggiore produttività perché garantisce l'accesso immediato a tutti gli strumenti aziendali
  • Una Maggiore sicurezza: perché gli account e l'accesso alle app principali verranno aggiornati automaticamente in base al percorso di crescita della persona
  • Una adeguata Conformità e governance garantita dalla standardizzazione e tracciatura di ogni aspetto
  • L’ottimizzazione dei costi

In evidenza

Articoli correlati

IL PARERE DELL'ESPERTO_ Allenare l’empatia per promuovere un rapporto simmetrico con i propri colleghi
IL PARERE DELL'ESPERTO_ Allenare l’empatia per promuovere un rapporto simmetrico con i propri colleghi
PODCAST_ Come abilitare l’Artificial Intelligence: l’importanza della Data Governance
PODCAST_ Come abilitare l’Artificial Intelligence: l’importanza della Data Governance
VIDEO_ Come automatizzare e digitalizzare l’Ufficio Acquisti con Docuware
VIDEO_ Come automatizzare e digitalizzare l’Ufficio Acquisti con Docuware