Azienda
L’azienda appartiene al settore manifatturiero e nasce in Italia all’inizio degli anni ’90. Con circa 500 dipendenti distribuiti in una sede centrale a Roma e altre filiali a Milano, Padova, Catania e Torino, l’azienda è stata acquisita da una multinazionale con headquarter italiano nel 2001
Esigenza
Nell’ambito della nuova acquisizione da parte della multinazionale italiana e della necessità quindi di uniformare e strutturare tutti i processi interni, l’azienda, già Cliente Npo per soluzioni di storage, aveva la necessità di gestire al meglio la vita aziendale di ogni collaboratore attraverso flussi automatizzati che accompagnassero il dipendente dal momento precedente all’assunzione, all’ingresso e alla crescita all’interno della società.
In particolare, per la fase di pre-boarding e onboarding, l’azienda utilizzava precedentemente un file excel per le comunicazioni con il Dipartimento IT e quello di Affari Generali così da predisporre le postazioni aziendali e le dotazioni aziendali del dipendente. Il processo però, manuale, non prevedeva la possibilità di mappare efficacemente ogni step del processo e aggiornare tutte le persone coinvolte dello stato di avanzamento del processo.
Per le fasi di pre e onboarding, le necessità erano quindi quelle di:
- mappare
- tracciare
- automatizzare
ogni step del processo di ingresso di una nuova risorsa.
Per quelle successive, invece, dedicate alla gestione della documentazione e del fascicolo dipendenti, il Dipartimento HR del Cliente aveva la necessità di:
- Ricercare rapidamente e in maniera precisa le informazioni
- Digitalizzare documenti e processi
- Archiviare un numero di documenti sempre in crescita
- Organizzare documenti cartacei e fascicoli sparsi in repository di rete difficilmente accessibili da remoto;
- Ridurre i costi di gestione
- Risolvere problemi di sicurezza, auditing complesso e dati riservati spesso non adeguatamente protetti
Soluzione
In questo contesto, Npo Sistemi ha scelto una soluzione di Document & Process Management per semplificare ogni fase del rapporto lavorativo dei propri collaboratori, attraverso una gestione automatizzata e digitalizzata che includeva:
- La richiesta di un nuovo collaboratore
- La gestione completa dell’iter di assunzione con firma del contratto
- La creazione del fascicolo dipendente, sempre disponibile
- La ricerca semplificata e aggiornamento del fascicolo dipendente durante l’intero rapporto lavorativo
Tra i vantaggi della soluzione implementata:
- Maggiore efficienza dei processi attraverso:
- La ricerca semplificata delle informazioni semplificata
- L’automazione e digitalizzazione dei processi
- La firma digitale da remoto
- Riduzione di costi e della complessità attraverso:
- L’eliminazione degli archivi cartacei
- La riduzione dell’effort nella gestione delle pratiche
- La riduzione dello scambio di e-mail
- Maggiore sicurezza nella conservazione dei tracciamenti
- Fruibilità semplificata con:
- Richieste e approvazioni gestibili attraverso un click
- Fascicolo dipendente sempre disponibile, anche in mobilità e smart working
In questo modo l’azienda Cliente è riuscita a semplificare, automatizzare e digitalizzare tutte le attività del Dipartimento IT riducendo dell’80% i tempi di gestione.
