Digitalizzazione in 90 giorni: gli step per farlo

24 giugno 2021
Digitalizzazione in 90 giorni: gli step per farlo
DOCUWARE: una piattaforma per la produttività

Se cerchiamo, con un piccolo esercizio, di racchiudere le esigenze delle aziende oggi in due parole chiave, probabilmente sceglieremmo:

  • Efficienza
  • Semplificazione

Si cerca questo, oggi, e l’obiettivo è raggiungere una maggiore produttività.

Ma qual è l’ostacolo principale per raggiungerla?

Una recente ricerca condotta da IDC, lo trova nella gestione documentale, che rappresenterebbe una perdita del 21% della produttività organizzativa.

Per questo gli sforzi delle aziende oggi più che mai sono più orientati a rendere gli uffici sempre più digitali e semplificare così processi, flussi, tutto insomma.

Ecco infatti solo alcuni dei benefici di un ufficio digitalizzato:

  • Ufficio più ordinato
  • Flussi di lavoro più semplici e facilmente accessibili
  • Maggiore agilità nella comunicazione tra dipartimenti
  • Rischio aziendale ridotto grazie alle garanzie di conformità
  • Migliori relazioni con i Clienti e facilità nel dialogo e trasmissione di documenti
  • Maggiore visibilità grazie ad una maggiore trasparenza dei flussi e documenti
  • Basso impatto ambientale grazie all’uso ridotto di carta

Come ottenerli? O meglio, quali sono gli step per realizzare un processo di digitalizzazione?

Eccoli di seguito:

1.CAPTURE

Le informazioni oggi arrivano in più forme: email, posta, form, fatture, bolle, curriculum e buste paga. È necessario quindi uno strumento che permetta di raccoglierle e organizzarle tutte in un archivio centralizzato così da importarli e classificarli direttamente durante le scansioni. L’indicizzazione è poi trasformerebbe i documenti importati in informazioni gestibili leggendo parti chiave di dati e memorizzando ogni punto dati come valore di indice.

2.WORKFLOW

Per prendere decisioni in modo efficace, occorre avere sempre le informazioni a portata di mano. Per questo serve un tool che consenta di ottenere in tempo reale dati completi su clienti, progetti o processi. L’obiettivo è creare flussi di lavoro digitali semplificati, con processi predefiniti fino all’approvazione dei documenti. L’automazione consente poi la condivisione di informazioni con chiunque in un team abbia bisogno di visibilità di un processo nel flusso di lavoro.

3.ARCHIVING

Dopo che le informazioni vengono inserite in un flusso di lavoro automatizzato, il documento dovrebbe essere archiviato in modo che sia veloce il recupero insieme ad un accesso controllato. La sicurezza, in questo, è una delle priorità da ottenere.

Il tool che permette di realizzare questi step è DocuWare, una piattaforma di gestione dei documenti e di automazione dei workflow che consente di acquisire, elaborare e utilizzare in modo efficiente le informazioni aziendali.

DocuWare può essere utilizzata in modalità SaaS come servizio in cloud, come software locale on-premises o distribuito in una configurazione ibrida, offrendo, per ognuna delle modalità, le stesse funzionalità.

Benefici tangibili, step e strumenti per rendere la digitalizzazione una realtà, ma come metterla davvero in pratica?

DocuWare permette di farlo in soli 90 giorni:

  • Primi 30 GIORNI: Sviluppo del tema e analisi dei processi
  • Successivi 30 GIORNI: Disegno della soluzione
  • Ultimi 30 GIORNI: Utilizzo della soluzione, training e go live
Vuoi saperne di più?
Scoprilo nel flyer “La digitalizzazione in 90 giorni”.

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